الأوراق والمستندات التي يتعين عليه تجهيزها قبيل السفر:
عند استعداد المبتعث للسفر يجب عليه تحضير المستندات و الأوراق الضرورية لأن تكون معه في حوزته مثل
- شهاداته الدراسية له ولمرافقيه منذ المراحل الأولى للدراسة وحتى آخر مرحلة
- قرار إبتعاثه أو الموافقة على إيفاده للدراسة بالخارج
- خطاب القبول من الجامعة ونموذج I-20 المستخرج منها بما يفيد السماح له بالحصول على تأشيرة الدخول إلى الولايات المتحدة الأمريكية للدراسة فيها
- على الموظف المبتعث التأكد من إتمام إجراءات ابتعاثه من قبل مرجعه ووزارة التعليم العالي.
- الخطة الدراسية (إن وجد)
- شهادات الميلاد له ولمرافقيه مترجمة باللغة الإنجليزية ومصدقة
- شهادات التطعيم له ولمرافقيه مترجمة باللغة الإنجليزية ومصدقة
- أي أوراق أو مستندات أخرى يرى ضرورة الإحتفاظ بها معه أثناء إقامته مثل إذن إجازة من العمل للزوجة إذا كانت موظفة وسترافق زوجها أثناء بعثته
ويراعى في هذه المستندات أو الوثائق، أن تكون مترجمة للإنجليزية ومعتمدة من الجهة الصادرة منها، وأن يتم التصديق عليها من قبل وزارة الخارجية بإعتبارها الجهة التي تمثل مؤسسات وهيئات وشركات ووزارات المملكة في الخارج